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Creando una Startup: Cumplimiento a obligaciones del IMSS

¿Tienes una nueva empresa o tienes en mente formar una Startup, pero desconoces los requisitos en materia de Seguridad Social que las empresas deben cumplir?

En Fingo HR estamos conscientes de que, más allá de los retos operacionales de las empresas de nueva creación, los requisitos legales y reglamentarios pueden llegar a ser un dolor de cabeza, aunado a que el pago de asesores podría resultar costoso o inaccesible para empresas con presupuestos ajustados o negocios pequeños.

Por lo anterior, nos hemos dado a la tarea de compartirte en esta publicación el listado de las obligaciones que deberás cumplir en materia de Seguridad Social sin que tengas que acudir personalmente a las oficinas del IMSS, INFONAVIT e INFONACOT. Es indispensable tener en cuenta estos procesos desde la creación de la empresa, pues van directamente relacionados con los procesos de nómina.

Pese a que el proceso parece sencillo, deberás tener en consideración que IDSE solamente corre en Internet Explorer y que es posible que tengas que realizar un par de llamadas al número de atención telefónica del IMSS para recibir instrucciones precisas sobre la configuración de tu explorador, pero descuida: su soporte técnico es simplemente excelente.

Si tienes dudas, recuerda que puedes solicitar una consulta gratuita en materia de nómina y Seguridad Social con nosotros en nuestro sitio web: https://www.fingohr.com/

Sin más preámbulos, a continuación encontrarás las obligaciones que todas las nuevas empresas tienen en materia de Seguridad Social:

1. Inscripción en el IMSS

- Primeramente, deberá inscribirse al Representante Legal como persona física en el Escritorio Virtual del IMSS, para después registrar a la empresa en este mismo portal.

2. Inscribir a todos los empleados en el IMSS con su salario al 100%

- Para ello, deberás descargar el software SUA.

- Después deberás registrar todas las contrataciones tanto en IDSE como en SUA.

3. Deducir del salario de los empleados las cuotas del IMSS y pagarlas mensualmente

- Deberás contratar un sistema de nómina autorizado por el SAT y, al realizar el cálculo de nómina, retener el importe calculado al empleado por los conceptos de IMSS, INFONAVIT, SAR e ISR.

- En lo sucesivo, deberás registrar todos los cambios de salario en SUA e IDSE a más tardar los 5 primeros días del bimestre siguiente, teniendo en cuenta conceptos como comisiones y primas vacacionales también afectan el salario registrado.

- Al concluir el mes, deberás calcular el pago mensual de los importes retenidos tanto en SUA e IDSE y emitir la línea de captura en el sistema SIPARE. Recuerda pagar la línea de captura antes del 17 del mes siguiente.

4. Pagar las cuotas patronales bimestralmente (IMSS, INFONAVIT y SAR) en los meses enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre.

- Deberás realizar el cálculo de variabilidad bimestral, al terminar los meses enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre.

- Al concluir el bimestre, generar el archivo formato SUA, en el software del mismo nombre.

- Posteriormente, deberás calcular el pago mensual tanto en SUA e IDSE y compararlas, utilizando la herramienta Confronta en IDSE. Si se identifican errores, corregirlos.

- Emitir la línea de captura en el sistema SIPARE. Recuerda pagarla antes del 17 del mes siguiente.

- Se recomienda descargar mensualmente la opinión de cumplimiento de IMSS.

5. Determinar anualmente la prima de riesgo de trabajo

- La Prima de riesgo de trabajo es una obligación que deben presentar cada año todas las empresas al Instituto Mexicano de Seguro Social (IMSS), para reportar accidentes o enfermedades ocurridos a sus trabajadores en medio de sus actividades de trabajo.

- Cada monto se calcula a partir del salario base de cotización y mientras más riesgo represente una actividad, es mayor el monto de Prima de riesgo.

- Todos los años, durante el mes de febrero, los patrones tienen la obligación de analizar los riesgos y peligrosidad de sus lugares de trabajo, con el fin de presentar la “Declaración Anual de la Prima de Riesgo”. De esto modo y según lo establecido en el artículo 74 de la Ley del Seguro Social (LSS), se define si mantienen la misma prima o si la modifican porque existen más o menos “riesgos”.

6. Comunicar las bajas y modificaciones salariales

- Esto se realiza a través de IDSE y SUA, al igual que en el software de nómina.

- Cuando existan pagos de primas vacacionales o aguinaldos amentará el salario temporalmente. Incluso en estos casos los cambios deben ser reportados.

7. Pagar Participación de los Trabajadores en las Utilidades

- PTU es la Participación de los Trabajadores en las Utilidad es de la empresa.

- Su fecha límite de pago es el 30 de mayo del año sucesivo.

8. Llevar un registro de asistencia o de incidencias en la nómina

- Su objetivo es permitir un rastreo objetivo de las incidencias que afectan la nómina.

- Hay una gran cantidad de softwares actualmente que cumplen con esta función.

- Recuerda reportar ausentismos e incapacidades también en SUA e IDSE.

9. Pagar impuesto sobre nómina

- El porcentaje depende del estado donde se tenga el registro patronal, pero va del 1.8% al 3% del monto de la nómina bruta mensual. Puebla es la única excepción: su ISN se calcula considerando el 6% de la nómina mensual bruto.

- Deberás tramitar un registro patronal por cada Estado de la República en la cual tengas personal contratado.

- El pago se debe realizar a través de una línea de captura emitida a través del portal estatal.

10. Inscribirse en el INFONACOT y realizar las retenciones en los casos aplicables

- El registro se debe realizar en línea.

- Se debe consultar cada día 22 el portal para verificar si existe algún préstamo otorgado a un trabajador, que se traduciría en retenciones por parte de la empresa.

11. Timbrar las nóminas de los trabajadores

Esto se realiza a través de los softwares de nómina autorizados por el SAT, al que deberás cargar tu Certificado de Sello Digital, que también se tramita en el Escritorio Virtual.

12. Aquí encontrarás los enlaces a los sitios web mencionados:

a) Escritorio Virtual IMSS

https://serviciosdigitales.imss.gob.mx/portal-web/portal

b) Descarga SUA

http://www.imss.gob.mx/patrones/sua/nuevo-usuario

c) IDSE

http://idse.imss.gob.mx/imss/

d) SIPARE

http://sipare.imss.gob.mx/sipare_webapp/index.jsp

e) INFONACOT

https://www.fonacot.gob.mx/Paginas/default.aspx

f) INFONAVIT

https://empresarios.infonavit.org.mx/wps/portal/patrones2/acceso/!ut/p/z1/04_Sj9CPykssy0xPLMnMz0vMAfIjo8zivS08XT0cTQz9LPyczAwCAzwdPS0dnQ0N3E31w8EK3A3cHT0MgAoMwpxMDRzdQty8fJxMDf0NTfSjiNFvgAM4GhCnH4-CKPzGh-tHgZXg8wEhMwpyQ0MjDDIdAVPC5QE!/dz/d5/L2dBISEvZ0FBIS9nQSEh/

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